Таблица для записи клиентов: шаблон Excel и порядок работы

Таблица для записи клиентов помогает собрать договорённости из звонков и чатов в одном месте. В ней видно, кто придёт, на какую услугу и сколько времени займёт визит. Ниже — готовый шаблон Excel и порядок работы с ним.

Скачать шаблон записи клиентов в Excel

В файле один лист «Записи», 50 строк для работы и три вымышленных примера. Окончание визита рассчитывается из даты, времени начала и длительности. Данные клиентов в примерах не используются.

Какие поля нужны в таблице

Одна строка — один визит. Не складывайте разные договорённости в одну ячейку: так сложнее заметить перенос или отмену.

Поле контакта имеет текстовый формат: это помогает сохранить знак «+» и нули, если вы записываете номер телефона. Для расписания достаточно сведений, нужных для организации визита.

Как начать работу с шаблоном

Скачайте файл и сохраните свою рабочую копию. Три верхние заполненные строки показывают устройство таблицы — замените их своими записями или очистите вводимые поля.

1. Укажите дату в столбце A и время начала в B. Используйте значения даты и времени, а не фразы вроде «завтра после обеда».
2. Введите длительность в минутах в C. Например, для часа укажите 60.
3. Проверьте рассчитанное окончание в D. В нём показаны и день, и время: это полезно, если встреча заканчивается после полуночи.
4. Заполните услугу, обозначение клиента и контакт.
5. Выберите статус. После визита или отмены измените его в той же строке.

Столбец D выделен серым — в нём формула. Остальные рабочие поля можно редактировать. Если дата, начало или длительность не заполнены числом, окончание останется пустым.

Заголовки закреплены, у таблицы есть фильтр. Можно оставить на экране нужную дату или только запланированные визиты. При сортировке выбирайте всю таблицу, чтобы имя и контакт остались рядом со своим временем.

Как проверять свободное время

Перед подтверждением новой записи посмотрите не только на начало предыдущего визита, но и на его окончание.

Условный пример: консультация начинается в 09:00 и длится 60 минут. Она заканчивается в 10:00. Следующая встреча в 10:15 оставляет 15 минут между визитами. Если первая услуга займёт 90 минут, окончание изменится на 10:30 и пересечение нужно будет устранить вручную.

Учитывайте подготовку, уборку и дорогу, если они нужны в вашей работе. В шаблоне нет отдельного автоматического расчёта таких перерывов: закладывайте их при выборе времени следующего визита.

Проверяйте расписание перед каждой новой договорённостью. Формула окончания помогает увидеть занятое время, но сама таблица не блокирует совпадающие записи.

Как отмечать перенос и отмену

При переносе сначала согласуйте с клиентом новое время. Затем измените дату и начало в существующей строке, проверьте окончание и соседние визиты. Так в таблице не останется две активные версии одной договорённости.

Если визит отменён, выберите статус «Отменено». Сохранённая строка поможет понять, почему окно освободилось. Перед отправкой напоминания проверьте, что запись всё ещё запланирована.

Держите одну рабочую копию. Несколько файлов с похожими названиями легко перепутать. Если с расписанием работает ещё один человек, договоритесь, кто и где фиксирует изменения.

Как использовать файл в Google Таблицах

XLSX можно импортировать в Google Таблицы: откройте новую таблицу, выберите «Файл» → «Импортировать» и загрузите скачанный файл. Такой способ описан в справке Google.

После импорта проверьте одну тестовую строку: задайте дату, начало и длительность, посмотрите окончание и список статусов. Отдельно убедитесь, что формат контакта остался текстовым.

Не открывайте доступ по общей публичной ссылке к рабочему файлу с контактами клиентов. Давайте доступ тем, кто действительно ведёт расписание.

Когда удобнее принимать записи по ссылке

Таблица подходит, если вы сами согласовываете время и регулярно вносите изменения. Когда хотите дать клиентам самостоятельный выбор свободного окна, можно использовать страницу онлайн-записи.

В GoToBook вы задаёте услуги и рабочие часы, проверяете и публикуете профиль. Клиент открывает ссылку, выбирает услугу и доступное время, указывает имя и телефон. Новая запись появляется в кабинете.

Страница и расписание бесплатны. SMS — дополнительный платный канал; для создания страницы они не обязательны. Этот шаблон Excel ведётся отдельно и не синхронизируется с кабинетом GoToBook.

Пошаговый путь к собственной странице разобран в инструкции по созданию ссылки на запись.

Частые вопросы

Можно ли открыть шаблон в Google Таблицах?

Файл XLSX можно импортировать в Google Таблицы. После импорта проверьте даты, время, формулы и список статусов на одной тестовой строке.

Таблица сама запрещает двойную запись?

Нет. Шаблон рассчитывает окончание визита, но свободное время и пересечения вы проверяете сами. Клиенты не бронируют через этот файл автоматически.

Что делать, если строк не хватает?

Скопируйте последнюю строку ниже вместе с формулой столбца D. Проверьте расчёт окончания и диапазон фильтра после добавления строк.

Начните с одной рабочей копии и привычки сразу отражать изменения. Если следующий шаг — самостоятельная запись клиентов, создайте свою страницу GoToBook.