Напоминание о записи клиенту: 7 готовых текстов

Короткое напоминание о записи клиенту отвечает на три вопроса: кто пишет, когда встреча и куда прийти или подключиться. Если нужен ответ, добавьте понятную просьбу. Ниже — пять напоминаний и два сообщения о переносе или отмене для личной переписки.

Все имена, услуги, даты и адреса в примерах вымышлены. Перед отправкой замените их своими данными.

1. Короткое сообщение перед визитом

Анна, здравствуйте! Это Мария, мастер маникюра. Напоминаю: вы записаны на маникюр 14 ноября в 15:00. До встречи!

Подходит, когда клиент уже знает адрес и условия встречи. Если он давно не был или вы сменили место приёма, добавьте актуальную локацию.

2. Первый визит с адресом

Дмитрий, здравствуйте! Жду вас на стрижку 15 ноября в 11:30. Адрес: улица Лесная, 12, второй этаж, кабинет 5. Если понадобится помощь с дорогой, напишите сюда. Алексей.

Укажите то, что действительно помогает найти вас: нужный вход или этаж. Не перегружайте сообщение описанием всех услуг.

3. Напоминание об онлайн-встрече

Ольга, здравствуйте! Напоминаю о нашем онлайн-уроке английского 18 ноября в 19:00 по московскому времени. Подключимся по ссылке, которую я отправила выше. До встречи, Светлана.

Часовой пояс особенно полезен, если вы находитесь в разных городах. Убедитесь, что ссылка на встречу предназначена именно этому клиенту.

4. Длительная услуга

Елена, здравствуйте! Ваша запись на окрашивание волос — 20 ноября в 10:00. На встречу запланировано три часа. Адрес: улица Лесная, 12, кабинет 5. Если планы изменились, пожалуйста, сообщите мне заранее. Ирина.

Пишите фактическую продолжительность, которую обсуждали с клиентом. Напоминание не должно неожиданно менять время или условия услуги.

5. Когда нужно подтверждение

Павел, здравствуйте! Это Андрей, ваш тренер. Проверяю нашу договорённость на 21 ноября в 18:00 — индивидуальная тренировка. Напишите, пожалуйста, всё ли в силе. Если нужно другое время, обсудим варианты.

Используйте этот вариант, если готовы проверить ответ и помочь с изменениями. Отсутствие ответа на сообщение само по себе не означает, что клиент отменил запись. Не освобождайте время по новому правилу, о котором вы заранее не договаривались.

6. Предложение перенести встречу

Ирина, здравствуйте! Мне нужно обсудить перенос нашей консультации 22 ноября в 12:00. Могу предложить 23 ноября в 11:00 или 24 ноября в 16:00. Подойдёт что-нибудь из этого? Извините за неудобство. Наталья.

Предлагайте доступное время, а не сообщайте о переносе как о свершившемся факте. После согласования обновите запись в своём расписании и убедитесь, что клиент получил новую дату. Сообщение в чате само по себе календарь не меняет.

7. Когда специалист отменяет визит

Михаил, здравствуйте. К сожалению, я не смогу принять вас на стрижку 25 ноября в 14:00. Извините, что приходится менять планы. Могу предложить 26 ноября в 12:00 или 27 ноября в 15:00. Если вам подходит, напишите сюда. Алексей.

Прямо скажите, что исходная встреча не состоится. Клиент не должен угадывать это по фразе «возможно, будут изменения». Не обещайте свободное окно, которое уже занято.

Как адаптировать текст перед отправкой

Проверьте дату, время, адрес и имя. Выберите привычный для вашей договорённости тон, но сохраните главное: сообщение должно узнаваться как напоминание о конкретной встрече.

• Один шаблон не нужно отправлять по всем каналам сразу. Используйте согласованный с клиентом способ связи.
• Просьба «подтвердите» должна иметь понятный способ ответа, который вы действительно отслеживаете.
• Не добавляйте в служебное сообщение рекламный список услуг и личные сведения, которые не нужны для визита.
• Перед повторным напоминанием проверьте, не отменена ли запись и не изменилось ли время.

Время отправки зависит от вашей работы и договорённости с клиентом. Не обещайте себе, что один шаблон решит проблему неявок: сообщение помогает уточнить планы, но не гарантирует визит.

Как меньше перепечатывать дату и время

Начните с единого расписания. Если договорённости остаются в разных чатах, легко напомнить о старом времени после переноса. В GoToBook клиент может выбрать доступное время по вашей странице, а вы увидите запись в кабинете.

Клиент может подключить Telegram-бота GoToBook для напоминаний. Если Telegram не подключён, доступна отправка SMS при включённом канале и достаточном балансе. SMS оплачиваются отдельно.

В обзоре онлайн-записи для клиентов разобрано, как устроена самостоятельная запись по ссылке и чем она помогает специалисту.

Частые вопросы

Что написать в коротком напоминании?

Назовите себя, укажите дату и время встречи, добавьте адрес или способ подключения, если они нужны клиенту.

Нужно ли каждый раз просить подтвердить запись?

Просите подтверждение, если действительно будете проверять ответ. Не объявляйте запись отменённой только потому, что клиент не ответил на напоминание.

Можно ли вставить эти тексты в автоматические SMS GoToBook?

Эти тексты предназначены для личной переписки. Автоматические уведомления GoToBook используют шаблоны сервиса.

Для начала выберите один подходящий текст, подставьте данные встречи и проверьте их по расписанию. Если хотите дать клиентам возможность выбирать время самостоятельно, создайте свою страницу записи.